• Werkzoekend: Nee
  • Zichtbaarheid: Openbaar
  • Delen:

Persoonlijk


CURRICULUM VITAE Persoonlijke gegevens ************************ Geboortedatum 22 januari 1956 te Steyr (Oostenrijk) Nationaliteit Nederlandse Status Getrouwd, geen kinderen Vervoer Eigen auto…

Persoonlijk

CURRICULUM VITAE

Persoonlijke gegevens

************************

Geboortedatum 22 januari 1956 te Steyr (Oostenrijk)
Nationaliteit Nederlandse
Status Getrouwd, geen kinderen
Vervoer Eigen auto beschikbaar


Persoonlijkheidsprofiel
Representatieve regelaar. Werk gestructureerd, probleemoplossend en zelfstandig. Neem vlot verantwoordelijkheid en initiatief. Krijg mede door een gedegen voorbereiding en goede persoonlijke contacten veel zaken voor elkaar. Dienstverlening, kwaliteit, onder andere door “puntjes op de i” en “hart voor de zaak” zijn mijn basisvaardigheden. Kan zelfstandig en in teamverband goed werken. Ben betrouwbaar en kan goed met vertrouwelijke zaken omgaan. Uitstekend taalgevoel. Energiek en ervaren.


Werkervaring
2013 – mei 2014: Executive Assistant, Sea Trucks Group te Rotterdam
Assistente van de Schotse Chief Operational Officer (COO). Dit internationale offshore bedrijf heeft Engels als voertaal. Aangezien de COO drie van de vier weken in het buitenland verblijft, wordt veel met mail en videoconferencing gewerkt. Het regisseren en regelen van zijn reizen en bijbehorende afspraken kost me, naast de normale managementondersteuning, veel aandacht. Daarnaast voer ik diverse projecten uit en organiseer ik werldwijd diverse bijeenkomsten en evenementen. Bij de start van mijn dienstverband werd gedacht dat de COO meer tijd in Nederland zou doorbrengen. Nu dat in de praktijk zelfs minder wordt zal mijn halfjaar contract niet worden verlengd.

2012 – 2013: Directiesecretaresse, Havenbedrijf te Rotterdam.
Was door het Havenbedrijf ingezet bij het project Stadshavens. Dit project is een samenwerking van het Havenbedrijf met de gemeente Rotterdam. Naast de gebruikelijke taken van een directiesecretaresse als agenda- en telefoonbeheer, postafhandeling, het voorbereiden en notuleren van vergaderingen, ontvangen bezoek en dergelijke, fungeerde ik als ogen en oren van en voor het projectbureau. Tevens hield ik me bezig met speciale projecten zoals het inventariseren en na overleg vereenvoudigen van het elektronisch archief door herindeling. Wegens bezuinigingen werd het projectteam ingekrompen, waardoor ook mijn functie is vervallen.

Vanaf april 2006 tot en met januari 2012 continue, maar in wisselend aantal uren:
Office Manager, Warmtebedrijf te Rotterdam.
Inrichten en beheer van de back office (secretariaat, administratie, archief, facilitaire zaken en dergelijke). Ondersteuning van de directie, project management, Raad van Commissarissen en de Aandeelhoudersvergadering. Met name het voorbereiden van de aandeelhoudersvergaderingenwas een complexe zaak vanwege de partijen die aan tafel zaten (2 wethouders van de gemeente Rotterdam, de gedeputeerde van Zuid-Holland, de financieel directeur van het Havenbedrijen de de voorzitter van de Raad van Bestuur van Woonbron, alsmede de Raad van Commissarissen van Warmtebedrijf). Elk van deze partijen had zijn/haar eigen complexe agenda, waardoor het plannen van vergaderingen een uitdaging was, temeer daar er regelmatig op ad hoc basis vergaderd moest worden vanwege een veranderde situatie. Een en ander vergde de nodige diplomatie.

Vanaf juni 2008 tot en met december 2010 in wisselend aantal uren:
Management Assistant, Rotterdam Climate Initiative.
Zorgen voor het zo soepel mogelijk laten verlopen van alle processen en contacten binnen en buiten dit project. Ondersteuning van de directeur in de ruimste zin des woords, waaronder de administratie en het bureau management. Het Rotterdam Climate Initiative is een samenwerkingsverband tussen de gemeente Rotterdam, Deltalinqs, DCMR en Havenbedrijf om te komen tot een aanzienlijk verminderde CO2 uitstoot. Ook hiervoor plande en notuleerde ik de diverse vergaderingen, waarbij ook veel uiteenlopende partijen betrokken waren met de heer Ruud Lubbers als kwartiermaker, tegenwoordig opgevolgd door de heer Hans Smits van Havenbedrijf. Ook hier waren diplomatie en het kunnen omgaan met vertrouwelijkheid van kennis en informatie een noodzakelijkheid. De taak van deze kleine hoogwaardige organisatie (6 personen) was een regierol, waarbij vragen en verzoeken van allerlei instanties in binnen- en buitenland dienden te worden afgehandeld op een juiste en zorgvuldige wijze.

2001 - 2006: Office Manager, Deloitte Accountants te Rotterdam.
Als rechterhand van de directeur van het Vakdirectoraat Accountancy was ik hier, naast ondersteuning van de directeur in de breedste zin van het woord, verantwoordelijk voor allerlei faciliterende zaken zoals verhuizingen, bijeenkomsten, kantoorbenodigdheden en faciliteiten. Verzorgde tevens reizen naar het hoofdkantoor in New York of één van de andere vestigingen in de V.S., waarmee vele contacten waren. Was contactpersoon van de interne ICT afdeling, zorgde voor de interne communicatie binnen de afdeling AAC (50 personen), gaf leiding aan het algemene secretariaat evenals het secretariaat van het stagebureau (in totaal 3 personen). Verzorgde de facturenregistratie en goedkeuringen binnen SAP. Op verzoek van de directeur was ik tevens verantwoordelijk voor een aantal projecten, waaronder het opzetten van een nieuwe projectadministratie. Was Voorzitter van de OR Onderdeelcommissie van het Group Support Center.

1999 - 2001: Management Assistent, InnoConcepts te Capelle aan den IJssel.
Assistent van de Directeur Europa en de Directeur Amerika/Azië bij hun dagelijkse taken. Hierbij werden vele binnen- en buitenlandse contacten onderhouden, onder andere met de dealerorganisaties in Europa en het kantoor in Amerika, zelfstandig offertes gemaakt en reizen naar het buitenland gepland en geregeld. Daarnaast was ik verantwoordelijk voor het werven van nieuw ondersteunend personeel, het onderhouden van contacten met diverse uitzend- en werving- en selectiebureaus, het maken van de arbeidsover-eenkomsten, het beheer van en onderhoud aan het gebouw en gaf ik leiding aan de receptie (4 medewerkers).

1989 - 1999: Management Assistent, ABB Ser¬vice te Rotter¬dam.
De belangrijkste taken in deze functie waren het assis¬te¬ren van de Directeur in de dage-lijkse activiteiten en het lei¬ding ge¬ven aan het secretariaat en de receptie. De coertaal binnen ABB wereldwijd was engels. Daarnaast was ik ver¬ant¬woorde¬lijk voor com-municatie en marketing, het regelen van beurzen, vergaderingen op locatie, presenta¬ties en andere evenementen. Ook was ik de reiscoördinator, wat inhield dat ik wekelijks reizen over de hele wereld boekte. Was tevens plaats¬vervangend voorzitter van de stichting ter beharti¬ging van sociale belangen van het personeel van ABB.

1989 - 1989: Directiesecretaresse, De¬loitte Dijker Van Dien te Utrecht. In afwachting van een nieuwe baan en woonruimte via een uitzendbureau tijdelijk aan de slag gegaan.

1988 - 1989: Assistent Importmanager, Pro¬ductos Ali¬menti¬cios Diana S.A., San Salvador, El Sal¬va¬dor. Ver¬antwoor¬de¬lijk voor het be¬stel¬len, impor¬teren en de ontvangstcontrole van alle grondstoffen. Gaf leiding aan 5 mede¬werkers.

1986 - 1987: Directiesecretaresse / Hoofd In¬ter¬ne Zaken, Woning¬bouwver¬eni¬ging Voor het Huisgezin te Rotter¬dam. Naast de functie als direc¬tiesecre¬taresse leiding gegeven als Hoofd Interne Zaken aan de af¬delingen Algemene Zaken, Archief, Telefoon en Huishoude¬lijke Zaken. In totaal waren dit 9 perso¬nen.

1986 - 1986: In 1986 verhuisd naar Rotterdam en in het begin als uitzendkracht gewerkt als Directiesecretaresse bij verschillende bedrijven.

1983 - 1985: Toonkamerleidster / Secretaresse Hoofd Verkoop, Gispen + Staal-meu¬bel te Culemborg.

1978 - 1983: Directiesecretaresse, Gispen + Staalmeubel te Culemborg.

1976 - 1978: Gastvrouw showroom, Gispen + Staa¬lmeubel B.V. te Culemborg.

1975 - 1976: Stewardess, Martinair Hol¬land.


Opleiding
MAVO en HAVO met diploma afgerond.
Secretaresseopleiding (LOI) en Middel Management (IBW).
Diverse verkoop-, management- en automatiseringscursussen (waaronder SAP).
Gediplomeerd Bedrijfshulpverlener.


Talenkennis
Nederlands 1e moedertaal
Duits 2e moedertaal
Engels zeer goed
Spaans redelijk
Frans matig
Italiaans beginselen


Automatiseringskennis
Outlook en Word zeer goed
Excel en Power Point goed
Adobe Pro goed
Exact, SAP en Oracle ruim voldoende betreffende invoer en goedkeuring van facturen, aanmaken van inkooporders en projectadministratie.
Overig aantal bedrijfsspecifieke softwarepakketten waaronder voor afsprakenplanning


Hobby’s en interesses
Eten (zowel lekker uit eten als thuis uitgebreid koken voor vrienden), bonbons maken, reizen, kunst, muziek, theater, mooie kleding en attributen.

Lees meer
Een professioneel loopbaanprofiel maak je op At Monday

Vaardigheden

  • Rijbewijs

    B - Personenauto, E - Aanhanger

  • Talenkennis (spreken)

    Duits (Uitstekend), Engels (Uitstekend), Nederlands (Uitstekend), Spaans (Goed), Frans (Matig)

  • Talenkennis (schrijven)

    Duits (Uitstekend), Engels (Uitstekend), Nederlands (Uitstekend), Frans (Matig), Spaans (Matig)

Mijn actuele situatie

  • Functie: Secretaresse
  • Sector: Zakelijke Dienstverlening
  • Carrièreniveau: Ervaren
  • Beschikbaar vanaf: In overleg

Mijn werkgebieden

Klik om de werkgebieden van Helga Vuijst te bekijken

Mijn documenten